Sie sind hier: Lösungen / Dokumentenmanagement / Archivmanagement
Freitag, 19. Januar 2018

Archivmanagement: Aufbewahrung wichtiger geschäftlicher Dokumente

Ein elektronisches Archiv ist eine kostengünstige und rasch einzuführende Lösung für die sichere Verwahrung von großen Mengen wichtiger geschäftlicher Dokumente. Die Software InfoShare ermöglicht ein sicheres Archivmanagement von elektronischen Dokumentenarchiven (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Datenschutz, selektive Recherche, Migrationsfähigkeit, schnelle Verarbeitung großer Datenvolumen usw.).

Ergänzt werden die internen Funktionen durch sog. „Compliance Storage“ Systeme, also Speichereinheiten, die eine erhöhte Datenintegrität garantieren, so z.B. die Unveränderbarkeit der Dateninhalte, das Verhindern unbeabsichtigten Löschens und die Verteilung von Daten auf mehrere Datenträger. InfoShare unterstützt alle marktüblichen Compliance Storage Systeme. 

EBO bietet mit InfoShare, implementiert im Wilken,-Rechenzentrum oder vor Ort beim Kunden eine sichere Dokumentenarchivierung.

Die Archivierung von elektronischen Dokumenten bietet eine Reihe von spezifischen Vorteilen und Merkmalen, die mit Möglichkeiten von MS SharePoint kombiniert werden können:

  • Sicherstellung einer Speicherung nach Prinzipien und Merkmalen der langfristigen elektronischen Archivierung – Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Datenschutz, selektive Recherche, Migrationsfähigkeit, Massendatenfähigkeit, usw.

  • Aufzeichnung von Versionen, Modifikationen (z. B: Berechtigung geändert, Metadatenfeld geändert usw.) und wahlweise Zugriffen

  • Geregelte, langfristig ausgelegte und gleichzeitig flexibel auch für sehr große Datenmengen änderbare Berechtigungsstruktur

  • Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen aus operativen Systemen zum Zeitpunkt des Datenzugriff in sehr kurzer Zeit vorzunehmen

  • Steuerung und Überwachung von sog. Compliance Storage Systemen und Kombination der Fähigkeiten derartiger Systeme mit eigenen Funktionen zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit wie z. B: Doppelspeicherung, Hashwertgenerierung, Lesen_nach_Schreiben usw.

  • Möglichkeit der logischen Einbindung von Archivdatenbeständen in die aktive SharePoint Umgebung nach verschiedenen technischen Verfahren, je nach Anforderungen im Teilprojekt

  • Gute Kombination mit den in SharePoint vorhandenen Records Management Funktionen – je nach Anforderungen in Teilbereichen bzw. Abteilungen usw.

Elektronische Archivsysteme bewähren sich seit über 20 Jahren, können einfach und schnell in Betrieb genommen und mit geringem Aufwand eingesetzt werden und sind eine kostengünstige Lösung für die sichere Verwahrung von großen Mengen wichtiger geschäftlicher Dokumente.

Im gemeinsamen Einsatz mit einem umfänglichen und sehr stark an Kundenbedürfnisse anpassbaren Multifunktionssystem wie MS SharePoint kann ein elektronisches Archivsystem Teilaufgaben übernehmen, die Entlastung von MS SharePoint von sehr großen Datenmengen, die Integration beliebiger externer Datenbestände, die Visualisierung von Archivbeständen innerhalb einer SharePoint-basierenden Portalanwendung usw..