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Donnerstag, 18. Januar 2018

Prozessoptimierung in der Personalwirtschaft

Prozessoptimierungen sind in der Mehrzahl von vielen Geschäftsbereichen wie beispielsweise Finanzen und Controlling, Produktion und Logistik bereits Standard. Mit den HR-Management-Lösungen können auch im Bereich der Personalwirtschaft Prozesse optimiert, Abläufe gesteuert und Informationen zeit- und themengerecht bereitgestellt werden. Dies trägt erheblich zur Senkung der Kosten und zur Steigerung der Effizienz in der Personalarbeit bei.

Wilken digitale Personalakte: Revisionssichere Ablage

In der DPA (Digitale Personalakte) werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt. Sie garantiert eine revisionssichere Ablage aller Daten, die durch ein rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Datenspeicherung erfolgt GDPdU-konform.

Neben der reinen Ablage unterstützt die Wilken DPA auch die Verwaltung und Weiterverarbeitung von Informationen und Dokumenten. Mit dem elektronischen Aktendeckel sind alle relevanten Daten des Mitarbeiters inkl. Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung aller führenden Personalabrechnungssysteme werden Personalstammdaten automatisiert übernommen. Dokumente werden in vordefinierte oder individuell angelegte Verzeichnisse – analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt.

Darüber hinaus verbessert die Wilken DPA Arbeitsabläufe und -prozesse: Die MS-Office-Integration beispielsweise ermöglicht die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem die DPA auf integrierte und individuell angepasste Standardvorlagen zugreift und Adressdaten automatisch einfügt. Neue und geänderte Dokumente werden direkt in der DPA archiviert. Über die Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden E-Mails ebenfalls direkt in der DPA abgelegt.

Mithilfe eines im Standard integrierten Workflow-Moduls werden standardisierbare HR-Prozesse wie zum Beispiel Urlaubsanträge automatisiert abgebildet. Neben vordefinierten Prozessen können selbstverständlich weitere individuell erstellte Prozesse frei definiert werden.

Die Wilken DPA ist somit ein modernes Instrument für die effiziente Bewältigung von HR-Aufgaben und die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem.